Comparação automática de relatórios de seguro
Ferramenta que confronta o relatório de seguros do CRM com os relatórios que cada seguradora emite, e aponta onde os dois discordam.
O problema
A mediadora regista no seu CRM os seguros associados a cada contrato de arrendamento. As seguradoras, por seu lado, emitem periodicamente os seus próprios relatórios. Quando os dois lados discordam, alguém está a pagar a mais, a pagar a menos, ou tem uma apólice que julga existir e não existe.
Conferir isto à mão é inviável na prática. São milhares de registos, os relatórios das seguradoras chegam em formatos diferentes uns dos outros, uns em folha de cálculo e outros em PDF, e o nome que identifica o contrato nem sempre é o mesmo dos dois lados.
A dificuldade de casar os registos
O ponto mais delicado não foi ler os ficheiros, foi decidir o que conta como sendo o mesmo registo. O CRM identifica o contrato pelo inquilino. Há seguradoras que só guardam o proprietário do imóvel. A ferramenta tenta primeiro casar pelo inquilino e, quando a seguradora não tem essa informação, recua para o proprietário, assinalando na saída que a correspondência foi feita por essa via.
O que sobra depois disso são os órfãos, e eles importam tanto como as diferenças: um registo que existe no CRM e não na seguradora pode ser um seguro que ninguém contratou, e o inverso pode ser um seguro a ser pago sem contrato que o justifique.
Como funciona
Carregar os ficheiros
De um lado o relatório do CRM, em folha de cálculo. Do outro, um ou vários relatórios de seguradoras, que podem vir em folha de cálculo ou em PDF. Cada seguradora tem o seu formato, e a ferramenta foi ganhando suporte para eles à medida que apareceram.
Resumo antes do detalhe
O resultado abre com a fotografia geral: que percentagem dos registos encontrou par, em quantos desses o valor também bate certo, e quantos ficaram órfãos de cada lado. Os problemas aparecem separados por gravidade, porque uma diferença de cêntimos e uma diferença de centenas de euros não pedem a mesma reação.
Do resumo ao caso concreto
Abaixo do resumo fica a lista completa, registo a registo, com o que o CRM diz e o que a seguradora diz. Pode ser filtrada por estado e por dimensão da diferença, e pesquisada por nome, contribuinte ou contrato, o que serve para quando a dúvida já vem identificada de antes.
A exportação para folha de cálculo fecha o ciclo, porque a conferência acaba sempre por ser trabalho de equipa e nem toda a gente vai abrir a ferramenta.
Como se lê uma correspondência
Cada resultado mostra as duas versões do mesmo contrato empilhadas, a do CRM e a da seguradora, com a diferença calculada entre elas. A etiqueta assinala quando a correspondência foi feita pelo proprietário em vez de pelo inquilino, que é a situação em que convém olhar duas vezes.
A moldura verde é um par que bate certo ao cêntimo. A amarela é um par com diferença pequena, aqui um cêntimo, que existe e não vale um telefonema.
Resultado
Uma conferência que na prática não era feita passou a caber numa tarde. Mais importante do que a rapidez, passou a existir um número: sabe-se qual é a percentagem de registos que casa, e a discussão sobre divergências deixou de ser por impressão.